THAM LUẬN
THUẬT DÙNG NGƯỜI VÀ CÁCH SỬ DỤNG NGƯỜI TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH.
HUY THANH
A- THẾ NÀO LÀ THUẬT DÙNG NGƯỜI?
Trong xã hội, con người không thể sống đơn lẻ mà phải sống cộng đồng, làm việc một cách cộng sinh thì mới làm được nhiều công việc một lúc hỗ trợ cho nhau để thỏa mãn nhu cầu đời sống lẫn nhau. Con người cần nương nhau để tồn tại. Xã hội loài người thường được tổ chức thành từng Nhóm Đơn Hợp hay Phức Hợp ( Đa hợp ). Mỗi Nhóm thường có một, hay nhiều người đứng đầu gọi là người Lãnh đạo hay tập đoàn Lãnh Đạo. Nhóm hay người Lãnh đạo có nhiệm vụ soạn thảo kế hoạch, phân công, chỉ đạo việc thực hiện sao cho kết quả công việc được tối ưu cho cộng đồng mình đang chỉ huy, mang lại vật chất, tinh thần tốt đẹp cho đoàn thể.. Nhóm " Đơn Hợp " nhỏ nhất trong cộng đồng loài người là gia đình, ngoài ra còn có các nhóm cộng đồng khác như Công ty, Xí nghiệp, các Đơn vi hành chánh sự nghiệp như ấp, xã, phường, quân, huyện, tỉnh, thành phố ,,v,,v.. Nhóm "Phức Hợp " là dân tộc của một quốc gia, hay nhiều quốc gia, các tổ chức quốc tế, các tập đoàn không cùng một mầu da hay tiếng nói v..v.. .
Những người Lãnh Đạo hay tập Đoàn Lãnh Đạo các nhóm có quyền phân phối công việc cho tùng người tuỳ theo khả năng của họ, cốt sao cho hiệu quả công việc được trôi chảy, thành công mỹ mãn .Muốn cho công việc được kết quả như ý muốn, người lãnh đạo hay nhóm lãnh đạo phải biết khả năng, kỹ năng của từng người để phân công việc cho họ hợp lý hầu được hiệu quả như ý muốn. Sự tính toán, phân công đó cốt lỏi là phải hợp lý, đúng với khả năng từng người và khởi động thế nào để họ phát huy khả năng đó một cách toàn diện chính là Thuật Dùng Người.
.
B-THẾ NÀO LÀ THUẬT DÙNG NGƯỜI TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH:
Trong phạm vi chủ đề của Entry nầy, tôi chỉ đề cập đến một vấn đề nhỏ nhưng quan trọng trong xã hội hiện nay là THUẬT DÙNG NGƯỜI TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH,bài viết chỉ có tính cách trao đổi kinh nghiêm với các bạn đồng nghiệp chứ không phải một bài lý luận hướng dẩn về chủ đề nầy.
Người ta thường nói " thương trường là chiến trường ", rất đúng vì sự phát triển nhu cầu loài người càng ngày càng cao, nên đòi hỏi phải có hàng hoá càng ngày càng tiện lợi, thẩm mỹ, đa dạng. Các nhà sản xuất trên nhiều lãnh vực hiện nay đang tranh nhau cải tiến hàng hoá, sản phẩm theo chiều rộng, chiều sâu, sao cho vượt trội hơn những hàng hoá, sản phẩm cùng loại, đồng dạng khác của những đối thủ để tranh đoạt thị phần thương trường của họ. Muốn thắng lợi trên mặt trận kinh doanh, bạn cần có một lực lượng chuyên viên, kỹ sư, nhân viên kỹ thuật thiện chiến, đầy đủ bản lãnh, kinh nghiệm về nghiệp vụ để ra trận đánh với kẻ thù một cách không khoan nhượng. Muốn có được lực lượng " hùng binh " như thế, bạn như một vị tướng cần phải có tài năng lảnh đạo, biết bố trí nhân sự, biết sử dụng người tài đức, biết vạch những kế sách sản xuất kinh doanh như thế nào để hiệu quả cao nhất mà chi phí thấp nhất. Sử dụng khả năng con người một cách toàn diện như vậy chính là Thuật dùng người trong Quản Trị Kinh Doanh. Vậy Thuật Dùng Người trong Quản Trị Kinh Doanh là " khả năng phán đoán, nhận định của cấp lãnh đạo trong kinh doanh về một con người nào đó một cách toàn diện, để bố trí cho họ những công việc phù họp với khả năng hầu đạt năng suất tối đa mà hao phí vốn liếng, thời gian tối thiểu ".
Xưa nay trong lịch sử cổ kim, tất cả mọi lĩnh vực từ chính trị, văn hoá, đến sản xuất kinh doanh ,nếu người lãnh đạo biết thuật dùng người thi kết quả sẽ thành công, mãn nguyện. Còn ngược lại, bạn không biết thuật dùng người thì có thể bạn sẽ bị thất bại nặng nề trong vai trò lãnh đạo của mình .Bài viết nầy chỉ là sự đúc kết kinh nghiệm cá nhân của tôi sau thời gian quản trị một công ty nước ngoài hoạt động vùng Châu Á Thái Bình Dương nên bài viết cũng còn những hạn chế nhất định mong quý vị thông cảm.
Dưới đây, tôi xin trao đổi vài kinh nghiệm, thử phân tích vài vấn đề Thuật Dùng Người Trong Quản Trị Kinh Doanh như thế nào ,mong các bạn chân thành góp ý.
C- NHỮNG VẤN ĐỀ CỦA THUẬT DÙNG NGƯỜI TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH:
Thuật dùng người trong Quản Trị Kinh Doanh thường có ba vấn đề chính:
Vấn đề 1 là Nhận xét, đánh giá khả năng, kỹ năng thực sự của con người
Vấn đề 2 là sắp xếp, bố trí công việc cho người và
Vấn đề 3 là Làm thế nào để giữ người tài giỏi một cách lâu dài để làm việc với mình.
C..1 - VẤN ĐỀ MỘT: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG, KỸ NĂNG THỰC SỰ CỦA CON NGƯỜI:
Bạn là một lảnh đạo nhóm cộng đồng (dù đơn hợp hay phức hợp ) bạn phải có trước hết là bản lĩnh thực sự của mình về công việc, nghiệp vu, tác vụ chuyên môn mà bạn đang phụ trách. Nếu bạn có kinh nghiệm càng nhiều năm trong tuổi nghề thì càng tốt, Vì kinh nghiệm là những bài học thực tiễn mà sách vở ở trường không bao giờ có cho bạn dù ban có học vị là Cử Nhân,Thạc Sĩ hay Tiến Sĩ chăng nữa. Sách vở cũng không lường trước được sự "thiên biến vạn hoá ", sự tiến bộ tốc độ đến chóng mặt của những vấn đề Kinh Doanh mà bạn đang phụ trách. Tôi nói điều nầy để loại ra những trường hợp bạn là người được cất nhắc làm lãnh đạo chỉ vì bà con, quen biết, phe phái hay dùng bằng cấp giả mà hiện nay nó đang là một vấn nạn cho xã hội. Thực tế hiện nay nhiều công Ty ,,Xí Nghiệp lớn bị sập tiệm, thua lỗ tùm lum, phải giải thể cũng vì vấn nạn nầy. Những người lãnh đạo không có khả năng, học thức, tham ô thường quyết định sai lầm dẩn đến hậu quả Công Ty Xí nghiệp bị thua lỗ, phải dẽp tiệm, có khi thiệt hại hằng trăm tỉ. Nói một cách khác, người lãnh đạo phải thực sự có kiến thức ngành mình lãnh đạo phải cao hơn người nhân viên một cái đầu.
Một người nhân viên khi xin vào làm thì họ thường nạp bộ hồ sơ gồm nhiều loại giấy tờ. Bạn không cần lưu ý lý lịch mà chỉ cần chú ý đến Bằng cấp Nghiệp Vụ và Kinh Nghiệm làm việc của họ mà thôi Nếu họ đã tùng làm công việc đó ở những đơn vi khác thì bạn phải biết lý do tại sao họ lại nghỉ viêc ở đơn vị cũ. Họ có tuổi nghề càng cao thì càng có lợi cho bạn. Bạn tìm hiểu về nghiệp vụ của họ bằng cách đi thẳng vào vấn đề , nghiệp vụ và thao tác công việc. Không phỏng vấn về những trắc nghiệm tâm lý lôi thôi, những vấn đề linh tinh khác trong cuộc sống. Nếu bạn chọn một Kế Toán Trưởng thì ban cho ngay những công việc phát sinh trong ngày, tháng, như hạch toán Thu Chi các nghiệp vụ cập nhật ,cách định khỏan và kết chuyển một số tài khỏan thiết yếu quan trọng cho đúng. Cuối cùng họ phải làm một Bảng Cân Đối Kế Toán ( Balance sheet accounts ) năm cho hoàn chỉnh với những số Dư cuối kỳ giải trình được .Nếu bạn chọn một Trưởng Phòng Kế Hoạch bạn cho họ những số liệu Thống Kê lượng hàng hoá tiêu thụ ỡ một vùng trọng điểm nào đó liên tục trong các năm ( so sánh cùng kỳ năm ngoái ) Căn cứ trên các biểu đồ sản xuất, tiêu thụ để họ giải thích sự phát triển định hướng của công ty về sản lượng tiêu thụ những năm trước .Bạn cung cấp cho họ những dữ liệu khó khăn ( tỉ lệ, sức hàng hoá cạnh tranh ) và thuận lợi ( ưu thế sản phẩm của bạn so với sản phẩm cùng loại ), tỉ lệ thị phần công ty bạn đang chiếm lĩnh. Họ phải lý giải cho được và đề nghị những biện pháp khắc phục điểm yếu, phát huy điểm mạnh một cách thuyết phục được bạn. Nếu bạn tìm một Trưỡng Phòng Vật Tư , Sản Phẩm thì bạn cho họ Bàng Giá Thành Định Mức để họ phân tích chi phí nào hợp lý, chưa hợp lý ,họ có thể điều tiết giảm được ,nhất là chi phí khả biến như quản lý, chi phí định mức hao hụt. Trên cơ sở đó họ kiến tạo một gíá thành Vật Tư Sản Phẩm mới từ sản phẩm củ mà chi phi vốn thấp hơn giá thành cũ.Việc nầy chẳng những bảo toàn được sự hoàn thiện kỹ thuật, tiền vốn của sản phẩm cũ mà còn tăng lợi nhuận, tích lũy lãi ròng làm vốn tái sản xuất cho công ty của bạn (nếu không giảm gía bán ).
Nếu bạn cần một Trợ lý giỏi, thì người trợ lý của bạn phải rành chuyên môn, nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ được giao phó. Thí dụ họ phải soạn thảo ra được những Kế Hoạch Sản Xuất Kinh Doanh cho từng năm ( kế hoạch phải khả thi căn cứ vào những tài lục, vật lực công ty bạn hiện có). Ước đoán được sự tăng trưởng hay mức suy thoái của sức tiêu thụ sản phẩm những năm sắp tới để lên kế họach sản xuất phù hợp, đáp ứng vưà đủ cho thị trường tương lai và những thị trường sẽ chiếm lĩnh sắp tới . Họ cũng cần phải dự đoán trước những rủi ro, biến đông giá cả về vật tư, giá cả trong nước và thế giới về ngoại tệ, vàng bac, cũng như tình trang lam phát làm đồng tiền mất giá trong nước. Chiến tranh cũng có thể làm giá cả những mặt hàng thiết yếu ngành vận chuyển, nhiên liệu dành cho động lực bị tăng vọt bất ngờ làm những vật tư khác tăng theo như hiệu ứng Domino. Khi soạn một kế hoạch sản xuất, họ phải xác định cho được trên Sơ đồ Tuyến Tính Kinh Tế ( Diagram of Linear Economic ) tổng vốn đầu tư và điểm hoà vốn ( Breakeven point ) để có hường phát triển vĩ mô hay vi mô sắp tới.
Người trợ lý của bạn cũng phải có đầu óc tổ chức điều động con người một cách "thiên biến vạn hoá "như bạn, phải biết nhận xét, phán đoán khả năng con người để tham mưu cho bạn trong việc sắp xếp nhân sự, hầu công việc được trôi chảy một cách hợp lý nhất, phát huy toàn diện khả năng của họ nhất.
C.2- VẤN ĐỀ THỨ HAI: SẮP XẾP, BỐ TRÍ CÔNG VIỆC:
Khi đả biết khả năng, kỹ năng của tùng con người ,bạn bắt đầu sắp xếp công việc cho họ. Theo tôi việc sắp xếp, phân công, bố trí, điều động nhân sự trong công ty của bạn cần những nguyên tắc sau đây:
1- Phải tin cậy nhân viên:
Khi bạn giao công việc cho một người nào bạn phải hoàn toàn tin cậy vào họ, đừng tỏ vẻ hoài nghi gì hết ( mà nếu có hoài nghi thì bạn phải khéo léo đừng cho ho biết). Còn nếu bạn không hoàn toàn tin cậy họ tốt hơn bạn đừng giao công việc nhất là công việc hệ trọng, bí mật của công ty. Thái độ không tin cậy của bạn sẽ làm người bạn giao công việc sẽ có những mặc cảm tự ti, đâm ra e dè những quyết định của mình mà bạn giao phó. Dù nó có thể có lợi cho công ty của bạn, nhưng vì họ sợ trách nhiệm, tốt thì không sao, rủi ro thì sự hoài nghi biến thành định kiến cho họ không có năng lực, nghi ngờ móc ngoặc, tham ô lôi thôi. Do đó nhất nhất công việc họ đều chờ "lệnh" hay ý kiến cuả bạn. Nếu bạn nghi ngờ họ có nghĩa là bạn tự gánh công việc "bao sân " mà đúng lý ra người bạn giao công việc họ hoàn toàn chủ động, Bạn khỏi phải gánh vác công việc đó nữa, bạn dành thời gian làm những công việc khác quan trọng hơn.
2-Nghiêm cấm sự tò mò, ngồi lê đôi mách của nhân viên:
Trong công ty của bạn có rất nhiều nhân viên nam có, nữ có, lớn tuổi có, trẻ tuổi có, bạn phải tạo cho họ tâm lý chuyện công ty trách nhiệm được giao cho ai thì chỉ người đó biết, không nên nói cho những người khác hoặc kẻ tò mò biết. Nhất là những bữa cơm trưa, giờ nghỉ giải lao họ thường tụ tập nói chuyện tầm phào về gia đình, tình yêu, con cái sau cùng hết đề tài xoay qua nói chuyện trong công ty, phê bình người nầy, người nọ gây mất đoàn kết nội bộ và sau cùng là công việc công ty đang giao cho họ. Có khi những công việc đó có tính cách bí mật mà bạn tế nhị không thể nói rõ với họ biết. Nếu những người có thói quen ngồi lê đôi mách như vậy bạn phải chuyển họ làm những công việc khác không quan trọng. Một người mà bạn cần lưu ý bên cạnh bạn là tài xế của bạn, anh ta phải la người kín đáo, không nhậu nhẹt, lớn tuổi càng tốt vì trong khi bạn đi công tác, trên xe, bạn cũng có những cú điện thoại nói chuyện làm ăn bí mật của công ty , anh ta vừa lái xe ,vừa nghe được hết mọi việc .Bạn phải tập cho tài xế của bạn học ba chữ không là " không nói, không nghe, không biết ".Người quan trọng nhất bên cạnh bạn là Kế Toán Trưởng, đó là cánh tay mặt của bạn. Mọi hoạt động công ty, số liệu, nhất là lãnh vực tài chánh, lãi lỗ Kế Toán Trưởng nắm hết mọi ngõ ngách , thậm chí còn tham mưu cho bạn về nghiệp vụ. Người Kế Toán Trưởng phải là người kín đáo,. hơi lớn tuổ , nghiêm khắc trong công việc, ít nói ,và biết ứng phó nhạy bén những công việc của nghề nghiệp bằng những biện pháp tình thế (nhiều khi mang tính cách đối phó )
3-Thưởng phạt công minh , giữ chữ tín với nhân viên:.
Mặc dù bạn là lảnh đạo nhưng chữ Tín của bạn rất quan trong, khi bạn nói gì hứa gì với nhân viên là không được nuốt lời dù bạn phải chịu bị thiệt thòi Trong Kinh Doanh chữ Tín rất quan trọng, vì mất chữ Tín là bạn sẽ mất tất cả. Giữ chữ Tín bạn có thể bị thiệt thòi hôm nay nhưng ngày mai bạn sẽ có lợi nhiều hơn. Nhiều công Ty nổi tiếng về thương hiệu vì chữ Tín nên đã chịụ thiêt thòi hằng trăm triệu USD khi phát hiện hàng hoá của mình đã bán kém phẩm chất phải thu hồi hay hủy bỏ ( Thí dụ năm 2009 Công Ty ô tô Toyota đã thu hồi lại hằng triệu chiếc xe hơi đã bán trên thế giới vì phát hiện bộ phân máy tính điều khiển bộ thắng bị lỗi trong thao tác kỹ thuật ). Vấn đề khen thưởng cũng rất quan trọng, nó là sự động viên tinh thần nhân viên của bạn, là mục tiêu để mọi người phấn đấu đạt tới cho họ và cho cả công ty. Việc khen thưởng phải công khai và minh bạch, có tính chất thuyết phục người được thưởng và kẻ không được thưởng đều vui vẻ, hài hoà trong ứng xử, không ganh tị nhau. Muốn vậy những buổi họp bình bầu chế độ thi đua khen thưởng phải là một phiên toà thực sự tranh luận của tòan thể nhân viên, không có chủ nghĩa bè phái, không nể nang nhau, không có những tình cảm cục bộ hay thành kiến, định kiến ( vì con người trong quá khứ có thể họ sai lầm nhưng hiện tại thì không còn nữa ). Những người lãnh đạo cấp dưới sau phiên họp không được trù dập nhân viên góp ý kiến mình.
4-Quan tâm đến đời sống gia đình nhân viện:
Nhân viên của bạn có người đã lập gia đình, có người chưa, có người hoàn cảnh khó khăn, có người khá giả. Đôi khi vì hoàn cảnh gia đình của từng người mà họ cố ý hay vô tình phạm lỗi lầm trong công việc của Công Ty Bạn không nên cứng ngắc chiếu theo nội quy, kỷ luật để xử lý họ ngay mà cần phải tìm hiểu nguyên nhân của lỗi lầm đó khách quan hay chủ quan, hợp với đạo lý hay không, bạn phải tự đặt mình trong vai trò của họ để tự hỏi bạn có thể làm khác hơn không ?. Lúc đó bạn hãy quyết định xử phạt hay tha thứ cũng chưa muộn .Tôi đã xem nhiều bộ phim Bao Công Xử Án , có những phim ,tôi thấy ông ta cũng quá khe khắt trong khi xử án,có lý mà chẳng có tình ( giống như Thương Ưởng thời Xuân Thu - Chiến Quốc). Ông ta chỉ có chữ PHÁP mà không có chữ NHÂN. Mặc dù là hư cấu, nhưng có tác gỉả nào dám viết bộ phim Bao Công Xử Án mà ông Vua chính là kẻ phạm tội ( vì có nhiều quyền hành sinh sát trong tay ) để Bao Công mang Long đầu đao hô " trảm " Ông Vua chăng?, như vậy coi như là hết tuồng. Còn nếu không " trảm " Vua thì còn gì là Bao Công nữa? Chuá đã dạy "tha thứ được thì hãy tha thứ ", ngay như khi ngài bị quân La Mã đóng đinh trên Thập Tự Giá ngài còn tha thứ chọ họ vì " họ không biết gì" huống hồ những con người chung quanh ta đều là " Nhân Vô Thập Tòan ". Tóm lại, tìm hiểu đời sống gia đình nhân viên của bạn là một biện pháp thu phục nhân tâm , nhân viên sẽ cảm động vì bạn ngoài cái chung là lo công việc công ty, bạn cũng quan tâm đến cái riêng của họ la cuộc sống, hoàn cảnh gia đình từng người để có những cách giải quyết nhiều vấn đề nhạy cảm phát sinh trong công ty cũng như ngoài đời của họ.
5 - Khen thưởng sáng kiến cải tiến có lơi cho công ty và sử dụng thời gian hợp lý
Trong nhiều lãnh vực chuyên môn, cũng có những điều bất hợp lý mà khi thực hành những khiếm khuyết mới hiện rõ ra. Nếu nhân viên của bạn có những ý kiến sửa đổi, tu chỉnh khuyết điểm đó có lợi cho công ty thì phải khen thưởng phân minh, tuyên dương họ, để khuyến khích những người khác noi theo. Phải tạo một phong trào nghiên cứu, cải tiến khoa học sâu rộng trong toàn thể nhân viên để họ hăng hái làm việc, nghiên cứu.trong nhiệm vụ của mình. Vấn đề sử dụng thời gian hợp lý cũng rất quan trong vì nó liên quan tới năng suất làm việc, sức khoẻ của nhân viên. Thường thì buổi trưa có một số nhân viên ở lại công ty, sau bữa cơm trưa họ thường tụ tấp tán gẫu chờ đến giờ làm việc buổi chiều, hay mỗi người ôm một máy tính cắm đầu cắm cổ CHAT cho bạn bè, mà không ngủ trưa. Giấc ngủ trưa rất quan trọng vì nó bồi dưỡng lại các calory chất xám đã sử dụng trong buổi sáng để buổi chiều làm việc thông minh hơn Nhiều nhân viên trưa không ngủ, lo làm " bà Tám " chiều lại ngồi làm việc ngáp dài, ngáp vắn thật là oải. Trong giờ làm việc bạn cũng nên nghiêm cấm dùng điện thoại ( dù là của cá nhân ) để nói chuyện riêng tư không cần thiết, nhất là những nhân viên còn trẻ đang yêu nhau, hay nói về những chuyện thời trang, trong nhà ngoài phố v..v..
C.3- VẤN ĐỀ THỨ BA: BIỆN PHÁP GIỮ NGƯỜI NHÂN TÀI:
Khi họ là một người nhân viên luôn hoàn thành những công việc mà bạn giao phó thì bạn phải có những biện pháp đãi ngộ họ thật xứng đáng, khen thưởng, biểu dương kịp thời, đúng lúc. Ngoài những việc bạn biết về hoàn cảnh gia đình để giúp đở họ khi cần thiết, bạn còn phải biết những ngày sinh nhật của họ để tặng những món quà tượng trưng vào những ngày đó. Việc làm tuy nhỏ nhưng có hiệu quả rất lớn, họ sẽ rất cảm động vì " Sếp " quan tâm tới mình, nên sẽ hết lòng phục vụ, trung thành không ai mua chuộc được. Ở các nước ngoài họ thường xây nhà trả góp hay cho mượn vốn mua nhà cho các nhân viên, chuyên gia giỏi đề ràng buộc cuộc đời họ vào công ty của bạn. Bạn có thể yểm trợ học bổng cho con họ đi học trong nước hay nước ngoài, đây là cách trồng người cũng là cách đào tạo người thừa kế lâu dài cho công ty của bạn, biến họ thành người trung thành tận tụy với công ty bạn.
D -LỜI KẾT:
Thuật dùng người không phải là vấn đề gì mới mẻ mà nó có từ ngàn xưa từ khi loài người biết chia thành giai cấp lãnh đạo và giai cấp phụ thuộc chịu sự lãnh đạo. Muốn thuật dùng người nầy thành công, người lãnh đạo phải thông minh ,biết người biết ta, biết phán đoán tình hình cùng khả năng của thuộc cấp dưới quyền để bố trí công việc một cách hợp lý nhất đến từng chi tiết công việc. Mong rằng bài viết nầy sẽ góp thêm một số ý kiến cho quý vị và các bạn một số vấn đề về cách dùng người cho những nhà lãnh đạo đã, đang và sẽ đảm nhiệm chức vụ nầy trong tương lai.
HUY THANH
