THAM LUẬN:
KỸ THUẬT SOẠN THẢO THÔNG BÁO, VIẾT TỜ TRÌNH VÀ GHI BIÊN BẢN MỘT BUỔI HỌP.
HUY THANH
A- SOẠN THẢO THÔNG BÁO HAY THÔNG CÁO:
1- Thông báo hay Thông Cáo là gì:
Thông cáo hay Thông Báo một văn bản ngắn, viết bằng văn xuôi có mục đích truyền đạt nội dung cho mọi người cùng biết, hoặc để thi hành về một vấn đề nào đó liên quan đến đơn vị phát hành văn bản .Thông báo chỉ có giá trị thông tin, hướng dẫn, để biết hay định hướng chung một vấn đề chứ nó không có không có giá trị thay thế được những văn bản pháp qui, hay luật pháp.
1- Cách viết một Thông Báo:
Mở đầu viết Thông Báo ta viết ngay chủ đề chính, không cần căn cứ, nêu lý do tình hình dài dòng như những văn bản khác,. Nếu Thông Báo liên quan đến những chủ trương, chánh sách, văn bản pháp qui , luật pháp khác thì phải ghi tên văn bản, số ngày tháng ban hành một cách rõ ràng.
2- Nội dung viết Thông Báo:
Ta phải viết ngắn gọn, chính xác đầy đủ vấn đề một cách dễ hiểu. Câu văn phải sáng sủa, mang tính đại chúng,ai cũng hiểu được dù họ có trình độ học vấn thấp. Không được lập luận dài dòng, dùng những danh từ chuyên môn, kỹ thuật hay tiếng nước ngoài.
Những phần chính một Thông Báo phải có là:
a- Tên nước, tiêu đề
b-Địa phưong viết, ngày.. tháng năm
c- Tên đơn vị ra thông báo
d- Số, ký hiệu Thông Báo
e- Tiều đề và trích yếu nội dung , có thể in đậm hay gạch dưới những chữ quan trọng
f- Nội dung chính
g-Ký tên, ghi rõ tên họ, chúc vụ, đóng dấu.
Người ký tên Thông Báo có thể là những Cấp Phó Phòng Ban trở lên đang điều hành những vấn đề chuyên môn quan hệ đến Thông báo với tư cách TL (Thừa Lệnh Thủ Trưởng), không nhất thiết phải là người đứng đầu đơn vị.
h- Nơi nhận Thông Báo
B- SOẠN THẢO TỜ TRÌNH:
1- Viết hay soạn thảo Tờ Trình:
Viết hay soạn thảo Tờ Trình là viết thành văn xuôi một vấn đề nào đó để giải thích, trình bày một sự kiện đã qua, hay đề xuất kiến nghị, với cấp trên có thâm quyền để yêu cầu giúp đỡ, phê chuẩn, hay xin ý kiến chỉ đạo, những đề nghị cuả mình yêu cầu.
2- Những nội dung quan trọng khi viết Tờ Trình:
Nội dung quan trọng khi viết Tờ Trình tối thiểu phải có những tiêu điểm sau:
a- Lý do viết Tờ Trình:
Lý do viết Tờ Trình phải trình bày ngắn gọn, đi vào chủ đề chính, lập luận phải có tính khách quan, trung thực, nêu được những yêu cầu chính đáng của tường trình để thực hiện những đề xuất cấp bách trong thực tế tại địa phương.
b- Văn phong cách viết tường trình
Văn phong cách viết Tường Trình phải lịch sự ,tôn trọng cấp trên ,phải có tính thuyết phục mạnh mẽ. Tránh lối viết văn như là "cầu cứu" hay "xin cho" .. Những vấn đề ta nêu ra phải có tính chất tin cậy cao, Nếu cần ta phải dẫn chứng cụ thể bằng những tư liệu liên quan như số liệu , đồ thị, thống kê của các đơn vị khác đã thực hiến có kết quả tốt nếu có .
Cần nêu rõ sự cần thiết phải thực hiện những vấn đề của đề xuất một cách "chẳng đặng đừng", cấp bách và dự đoán được những khó khăn sẽ gặp phải trong khi thực hiện cùng phương pháp tháo gỡ ,khắc phục , đừng để cấp trên có ý tưởng " lợi bất cập hại " hay chủ quan trong phần lý luận .
c-Tính khả thi của đề xuất:
Những đề xuất xin phê duyệt phải thực tế, có tính khả thi, trong khả năng của đơn vị có thể thực hiện được và thực hiện tốt. Nếu vấn đề xin phê duyệt có liên quan đến kỷ thuật thì phải có luận chứng kinh tế kỹ thuật hay luận án rõ ràng.
. Phải dự trù được thời gian thực hiện, thi công công trình và kết thúc công trình vì tâm lý cấp trên rất sợ "con rùa hành chánh" làm kéo dài thời gian , hao tốn kinh phí ngân sách như những dự án đóng băng trước đây.
. 3- CÁCH GHI BIÊN BẢN TRONG MỘT BUỔI HỌP:
1- Biên bản là gì?
Biên bản là cách ghi chép lại những vấn đề xảy ra trước mắt, cũng có thể là vấn đề được ghi lại qua máy quay phim và thu âm .Nhưng biên bản thường dùng là ghi chép những điều xảy ra hiện hữu trước mắt một cách kịp thời, đầy đủ để làm tài liệu tra cưu sau nầy. Biên Bản như là một cách ghi nhớ những sự kiện đã thống nhất, căn cứ biên bản, người ta sẽ thực hiện cụ thẻ những vấn đề đã thoả thuận sau nầy. Nó chỉ là một thông tin, căn cứ chứng minh cho việc thực hiện.
Có rất nhiều loại biên bản với những chủ đề khác nhau như Biên Bản Bàn Giao, Biên Bản Vi Phạm Luật Giao Thông, Biên Bản Tai Nạn, Biên Bản Lừa Đảo, Biên Bản Đua xe Trái Phép v,,.. Ở đây, tôi chọn nghiên cứu một cách viết Biên Bản khá tổng quát dành trong một buổi họp hay Hội Nghị là một Biên Bản chúng ta thường gặp nhất
2- Hình thức viết Biên Bản:
a- Tên nước, tiêu ngữ quốc gia
b-Tựa đề Biên Bản, Trích yếu nột dung.
c- Địa điểm họp, ngày ..tháng..năm, giờ phút họp..
d-Thành phần tham dự: Tên Chức Vụ Chủ toạ Đoàn, tên họ chức vụ đại diện các ban, ngành,phòng nghiệp vụ, đoàn thể tham dự phiên họp .
e- Nội dung chính cuộc họp, cần ghi nhiều chi tiết.
f-Thời gian chấm dứt họp.
g- Các cấp có thẩm quyền ký xác nhận Biên Bản ghi đầy đủ, trung thực
3-Những yêu cấu chính khi viết Biên Bản:
a- Không được ghi dài dòng,cảm nghỉ hay ý kiến của người viết. Những sự kiện trong buổi họp phải được ghi một cách khách quan, trung thực, đầy đủ. Các số liệu phải ghi chép rõ ràng cụ thể.
b-Sau khi viết, Biên Bản phải được đọc lại cho những người ký tên cùng nghe, bổ sung hay sửa đổi trước khi ký. Việc ký tên phải tự nguyện, không được áp đặt, mớm ý hay cưỡng bức ký
c- Nếu là những biên bản quan trọng như khám nghiệm, khám xét, khiếu nại, tố cáo, bàn giao, cung khai, tai nạn, giết người v..v..thì lời nói trong buổi họp phải ghi đầy đủ nguyên văn, sau cùng, đọc cho người khai nghe lại trước khi họ ký tên váo Biên Bản.
d-Nếu là một buổi họp quan hệ đến nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì phải cần ghi chi tiết hơn như: Tên và Chức Vụ của Thuyết Trình Viên, Nội dung từng vấn đề báo cáo, các ý kiến phát biểu của người tham dự .Danh sách đại biểu tham dự. Tỉ lệ biểu quyết phiếu bầu kín trên tổng số người tham dự buổi họp (Theo tôi không nên bầu bằng cách giơ tay trong một buổi họp vì sẽ không trung thực).
e- Phần kết thúc biên bản cũng nên ghi tóm tắt những kết quả đạt được, sau cùng đọc lại cho mọi người cùng nghe và cùng ký tên.
KẾT LUẬN
Mong rằng bài viết Entry nầy, với một ít trải nghiệm của tôi qua thời gian công tác hành chánh, sẽ giúp cho quý vị và các bạn có thêm những ý kiến trong công việc làm của mình tại cơ quan, công sở hay nơi làm việc.
HUY THANH.
KỸ THUẬT SOẠN THẢO THÔNG BÁO, VIẾT TỜ TRÌNH VÀ GHI BIÊN BẢN MỘT BUỔI HỌP.
HUY THANH
A- SOẠN THẢO THÔNG BÁO HAY THÔNG CÁO:
1- Thông báo hay Thông Cáo là gì:
Thông cáo hay Thông Báo một văn bản ngắn, viết bằng văn xuôi có mục đích truyền đạt nội dung cho mọi người cùng biết, hoặc để thi hành về một vấn đề nào đó liên quan đến đơn vị phát hành văn bản .Thông báo chỉ có giá trị thông tin, hướng dẫn, để biết hay định hướng chung một vấn đề chứ nó không có không có giá trị thay thế được những văn bản pháp qui, hay luật pháp.
1- Cách viết một Thông Báo:
Mở đầu viết Thông Báo ta viết ngay chủ đề chính, không cần căn cứ, nêu lý do tình hình dài dòng như những văn bản khác,. Nếu Thông Báo liên quan đến những chủ trương, chánh sách, văn bản pháp qui , luật pháp khác thì phải ghi tên văn bản, số ngày tháng ban hành một cách rõ ràng.
2- Nội dung viết Thông Báo:
Ta phải viết ngắn gọn, chính xác đầy đủ vấn đề một cách dễ hiểu. Câu văn phải sáng sủa, mang tính đại chúng,ai cũng hiểu được dù họ có trình độ học vấn thấp. Không được lập luận dài dòng, dùng những danh từ chuyên môn, kỹ thuật hay tiếng nước ngoài.
Những phần chính một Thông Báo phải có là:
a- Tên nước, tiêu đề
b-Địa phưong viết, ngày.. tháng năm
c- Tên đơn vị ra thông báo
d- Số, ký hiệu Thông Báo
e- Tiều đề và trích yếu nội dung , có thể in đậm hay gạch dưới những chữ quan trọng
f- Nội dung chính
g-Ký tên, ghi rõ tên họ, chúc vụ, đóng dấu.
Người ký tên Thông Báo có thể là những Cấp Phó Phòng Ban trở lên đang điều hành những vấn đề chuyên môn quan hệ đến Thông báo với tư cách TL (Thừa Lệnh Thủ Trưởng), không nhất thiết phải là người đứng đầu đơn vị.
h- Nơi nhận Thông Báo
B- SOẠN THẢO TỜ TRÌNH:
1- Viết hay soạn thảo Tờ Trình:
Viết hay soạn thảo Tờ Trình là viết thành văn xuôi một vấn đề nào đó để giải thích, trình bày một sự kiện đã qua, hay đề xuất kiến nghị, với cấp trên có thâm quyền để yêu cầu giúp đỡ, phê chuẩn, hay xin ý kiến chỉ đạo, những đề nghị cuả mình yêu cầu.
2- Những nội dung quan trọng khi viết Tờ Trình:
Nội dung quan trọng khi viết Tờ Trình tối thiểu phải có những tiêu điểm sau:
a- Lý do viết Tờ Trình:
Lý do viết Tờ Trình phải trình bày ngắn gọn, đi vào chủ đề chính, lập luận phải có tính khách quan, trung thực, nêu được những yêu cầu chính đáng của tường trình để thực hiện những đề xuất cấp bách trong thực tế tại địa phương.
b- Văn phong cách viết tường trình
Văn phong cách viết Tường Trình phải lịch sự ,tôn trọng cấp trên ,phải có tính thuyết phục mạnh mẽ. Tránh lối viết văn như là "cầu cứu" hay "xin cho" .. Những vấn đề ta nêu ra phải có tính chất tin cậy cao, Nếu cần ta phải dẫn chứng cụ thể bằng những tư liệu liên quan như số liệu , đồ thị, thống kê của các đơn vị khác đã thực hiến có kết quả tốt nếu có .
Cần nêu rõ sự cần thiết phải thực hiện những vấn đề của đề xuất một cách "chẳng đặng đừng", cấp bách và dự đoán được những khó khăn sẽ gặp phải trong khi thực hiện cùng phương pháp tháo gỡ ,khắc phục , đừng để cấp trên có ý tưởng " lợi bất cập hại " hay chủ quan trong phần lý luận .
c-Tính khả thi của đề xuất:
Những đề xuất xin phê duyệt phải thực tế, có tính khả thi, trong khả năng của đơn vị có thể thực hiện được và thực hiện tốt. Nếu vấn đề xin phê duyệt có liên quan đến kỷ thuật thì phải có luận chứng kinh tế kỹ thuật hay luận án rõ ràng.
. Phải dự trù được thời gian thực hiện, thi công công trình và kết thúc công trình vì tâm lý cấp trên rất sợ "con rùa hành chánh" làm kéo dài thời gian , hao tốn kinh phí ngân sách như những dự án đóng băng trước đây.
. 3- CÁCH GHI BIÊN BẢN TRONG MỘT BUỔI HỌP:
1- Biên bản là gì?
Biên bản là cách ghi chép lại những vấn đề xảy ra trước mắt, cũng có thể là vấn đề được ghi lại qua máy quay phim và thu âm .Nhưng biên bản thường dùng là ghi chép những điều xảy ra hiện hữu trước mắt một cách kịp thời, đầy đủ để làm tài liệu tra cưu sau nầy. Biên Bản như là một cách ghi nhớ những sự kiện đã thống nhất, căn cứ biên bản, người ta sẽ thực hiện cụ thẻ những vấn đề đã thoả thuận sau nầy. Nó chỉ là một thông tin, căn cứ chứng minh cho việc thực hiện.
Có rất nhiều loại biên bản với những chủ đề khác nhau như Biên Bản Bàn Giao, Biên Bản Vi Phạm Luật Giao Thông, Biên Bản Tai Nạn, Biên Bản Lừa Đảo, Biên Bản Đua xe Trái Phép v,,.. Ở đây, tôi chọn nghiên cứu một cách viết Biên Bản khá tổng quát dành trong một buổi họp hay Hội Nghị là một Biên Bản chúng ta thường gặp nhất
2- Hình thức viết Biên Bản:
a- Tên nước, tiêu ngữ quốc gia
b-Tựa đề Biên Bản, Trích yếu nột dung.
c- Địa điểm họp, ngày ..tháng..năm, giờ phút họp..
d-Thành phần tham dự: Tên Chức Vụ Chủ toạ Đoàn, tên họ chức vụ đại diện các ban, ngành,phòng nghiệp vụ, đoàn thể tham dự phiên họp .
e- Nội dung chính cuộc họp, cần ghi nhiều chi tiết.
f-Thời gian chấm dứt họp.
g- Các cấp có thẩm quyền ký xác nhận Biên Bản ghi đầy đủ, trung thực
3-Những yêu cấu chính khi viết Biên Bản:
a- Không được ghi dài dòng,cảm nghỉ hay ý kiến của người viết. Những sự kiện trong buổi họp phải được ghi một cách khách quan, trung thực, đầy đủ. Các số liệu phải ghi chép rõ ràng cụ thể.
b-Sau khi viết, Biên Bản phải được đọc lại cho những người ký tên cùng nghe, bổ sung hay sửa đổi trước khi ký. Việc ký tên phải tự nguyện, không được áp đặt, mớm ý hay cưỡng bức ký
c- Nếu là những biên bản quan trọng như khám nghiệm, khám xét, khiếu nại, tố cáo, bàn giao, cung khai, tai nạn, giết người v..v..thì lời nói trong buổi họp phải ghi đầy đủ nguyên văn, sau cùng, đọc cho người khai nghe lại trước khi họ ký tên váo Biên Bản.
d-Nếu là một buổi họp quan hệ đến nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì phải cần ghi chi tiết hơn như: Tên và Chức Vụ của Thuyết Trình Viên, Nội dung từng vấn đề báo cáo, các ý kiến phát biểu của người tham dự .Danh sách đại biểu tham dự. Tỉ lệ biểu quyết phiếu bầu kín trên tổng số người tham dự buổi họp (Theo tôi không nên bầu bằng cách giơ tay trong một buổi họp vì sẽ không trung thực).
e- Phần kết thúc biên bản cũng nên ghi tóm tắt những kết quả đạt được, sau cùng đọc lại cho mọi người cùng nghe và cùng ký tên.
KẾT LUẬN
Mong rằng bài viết Entry nầy, với một ít trải nghiệm của tôi qua thời gian công tác hành chánh, sẽ giúp cho quý vị và các bạn có thêm những ý kiến trong công việc làm của mình tại cơ quan, công sở hay nơi làm việc.
HUY THANH.
