THAM LUẬN
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN KHI SOẠN THẢO CÔNG VĂN, VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
HUY THANH
Ngày nay, trong quan hệ giao dịch trên các lĩnh vực ngoại giao, thương mại, kinh tế, quản lý, các đơn vị , xí nghiệp ,các bên đối tác thường gởi, trao đổi những công văn, văn bản hành chánh để nói lên những ý kiến đề nghị, chỉ đạo, những vấn đề cho các đơn vị quan hệ đối tác hay các đơn vị trực thuộc . Nếu bạn là một Tổng Giám Đốc,hay Giám Đốc một đơn vi, trước khi ký một công vằn hay văn bản hành chánh phát hành cho bên đối tác, bạn phải xem kỹ cấp dười soạn văn bản hành chánh có rõ ràng , khúc chiết không, vì "bút sa là gà chết", bạn sẽ chịu trách nhiệm về văn bản nầy cùng với chữ ký của bạn
Trong bài viết nầy tôi chỉ nêu lên những vấn đề cơ bản khi soạn thảo một công văn, một văn bản hành chánh tối thiểu để trao đổi cùng quý vi đồng nghiệp trong lãnh vực kinh doanh nội điạ cũng như ,ngoại thưong sau một thời gian dài quản lý trong lĩnh vực nầy.Nếu có những sai sót mong quý vị chỉ bảo và bổ sung thêm, xin đa tạ.
I- HÌNH THỨC TRÌNH BÀY MỘT CÔNG VĂN HAY VĂN BẢN HÀNH CHÁNH
Về hình thức khi soạn thảo một văn bản hành chánh,hay công văn tối thiểu phải có những tiêu đề sau :
1-Giữa trang đầu phải có Quốc Hiệu, tiêu ngữ của nước ( TD: Công hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam - Độc Lập - Tự Do- Hanh Phúc .)
2- Ngày viết công văn và địa danh (Thí dụ TP Hồ Chí Minh ngày.. tháng..năm ..)
3- Nơi nhận công văn ĐẾN (TD : Kính gởi : Cá Nhân, Công ty \, Xí nghiệp ,..)
4-Trích yếu nôi dung của công văn ( Thí du \: Về việc :.... hay Phúc đáp công văn số :.... )
5- Nội dung chính (Ghi vắn tắt, rõ ràng )
6- Kết thúc công văn, ký tên đóng dấu, ghi rõ chức vụ ( TD: Trân trọng kính chào, chức vụ, ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ )
7-Nơi gởi , noi lưu công văn
8- Bên trái đầu trang ghi tên đơn vị, công ty, xí nghiệp phát hành công văn ĐI
9- Số thứ tự và ký hiệu công văn, văn bản cuả đơn vị phát hành công văn: ( TD Số:.015 / BGĐ/ ngày ..)
10- Nếu là công vân , văn bản hành chánh gồm có nhiều trang ghép lại thì phải có đánh số trang và dấu giáp lai ráp nối các trang
II- NHỮNG YÊU CÀU CHÍNH KHI SOAN THẢO CÔNG VĂN VĂN BẢN HÀNH CHÁNH
:
2.1- LỜI VIẾT, NGÔN NGỮ :
Lời viết ,ngôn ngữ phải dễ hiểu, phải nêu bật chủ đề chính cuả công văn, không được viết rườm rà, dài dòng, viết làm sao cho một người có kiến thức trung bình đọc cũng hiểu được . Ngôn ngữ cuả công văn phải nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng người đọc, có sức thuyết phục cao . Tránh dùng những từ ngữ có tánh cách "ra lệnh "," chỉ đạo ","yêu cầu " mà dùng những chữ thay thế như " đề nghi " " mong rằng, " kính mong " v..v..
2-2- CHỦ ĐỀ CHÍNH PHẢI NHẤT QUÁN
Một công văn , văn bản hành chánh chỉ được dùng cho một chủ đề nhất định, không được tỗng hợp nhiều chủ đề cùng một lúc làm lu mớ chủ đề chính . Nếu công văn hiện tại có chủ đề quan hệ với những công văn khác trước đây thì phải có căn cứ trích dẫn lại , thí dụ : " căn cứ vào công văn số.., ngày..của .. do ông ... ký về việc .... ) nhất là những công văn của các cơ quan nhà nươc ban hánh ,vì nó liên hệ rát nhiều đén pháp luật .
III- NỘI DUNG CHÍNH CỦA CÔNG VĂN, VĂN BẢN HÀNH CHÁNH :
A - : Chủ thể vấn đề : trong chủ thể vấn đề ta phải giải thích lý do tại sao có công văn nầy hay cơ sở nào để có công văn để người đọc có khái niệm nội dung chính về mục đích , yêu cầu và cách giãi quyết đề nghi trong công văn. Thí dụ : " Nhân ngày hiến chương nhà giáo VN 20/11/2012, chúng tôi BGĐ Công Ty phát động một đêm văn nghệ Nhớ Ơn Thầy Cô cho toàn thể CB CNV của Công Ty tại Hội Trường Chính .Đề nghị các Lãnh Đạo Phòng Ban trực thuộc Công Ty tạo mọi điều kiện thuận lợi để buổi văn nghệ nầy được thành công tốt đẹp.. ." hay "Căn cứ vào công văn số ..ngày của .Tỡng Cục Thuế . về việc điều chỉnh mức thu thuế thu nhập cá nhân kể từ ngày .... ". "
B- Văn phong của Công Văn, Văn bản Hành Chánh: Căn cứ chủ đề cuả Công Văn, Văn Bản mà ta dùng những từ ngữ cho thích hợp với nội dung, phải biết sắp xếp ý nào trước, ý nào sau có tính chất logic và liên hoàn cuả vấn đề chính, Lý luận trong công văn phải chặt chẽ, dứt khoát, thuyết phục ( nếu là công văn đề xuất, cầu thị ), công văn giải thích, biện minh phải khiêm tốn dẫn chứng cu thể ( đề nghi xin xác minh, kiểm tra ), công văn chúc mừng, thăm hỏi thì phải dùng văn phong chân thành không chiếu lệ, hình thức. Công văn từ chối thi phải nêu rõ lý do, căn cứ để từ chối và có những lời khích lệ, an ủi.
IV- KẾT THÚC MỘT CÔNG VĂN , VĂN BẢN HÀNH CHÁNH
Phấn kết thúc một công văn hay văn bản hành chánh phảii cần ngắn gọn, nhấn mạnh nội dung, mục đích cuả chủ đề, khẳng định trách nhiệm cuả từng đơn vi khi thực hiện. Viết lời chào lịch sự, cảm ơn khi nhờ đối tác làm chuyện gì. Công văn hay văn bản hành chánh là tiếng nói pháp lý của một tập thể có tính cách pháp nhân, không phải là tiếng nói cùa người nào kể cả người đứng đâu dơn vị, nó chỉ dành riêng cho công vụ ( công vụ ở đây không phải là dành riêng cho nhà nước, chánh phủ ).
V- KÉT LUẬN:
Tóm lại, soạn thảo một công văn, một văn bản hành chánh bề ngoài ta thấy có vẻ như chuyện dễ dàng như viết một bức thư, nhưng thực ra, kết cấu và nội dung cũng như văn phong của loại công văn rất lắm nhiêu khê. Muốn soạn các văn bản nầy mà không thiếu sót, tối nghĩa hay gây sự hiểu lầm bạn phải có một trình độ pháp lý tối thiểu về lãnh vực đang làm, một gia tài vốn liếng khá về ngôn ngữ của việc đang thực hiện, và dự đoán trước những tình huống sẽ xảy ra khi đối tác đọc văn bản. để tìm cách viết làm sao cho vừa ý cả hai bên.
HUY THANH
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN KHI SOẠN THẢO CÔNG VĂN, VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
HUY THANH
Ngày nay, trong quan hệ giao dịch trên các lĩnh vực ngoại giao, thương mại, kinh tế, quản lý, các đơn vị , xí nghiệp ,các bên đối tác thường gởi, trao đổi những công văn, văn bản hành chánh để nói lên những ý kiến đề nghị, chỉ đạo, những vấn đề cho các đơn vị quan hệ đối tác hay các đơn vị trực thuộc . Nếu bạn là một Tổng Giám Đốc,hay Giám Đốc một đơn vi, trước khi ký một công vằn hay văn bản hành chánh phát hành cho bên đối tác, bạn phải xem kỹ cấp dười soạn văn bản hành chánh có rõ ràng , khúc chiết không, vì "bút sa là gà chết", bạn sẽ chịu trách nhiệm về văn bản nầy cùng với chữ ký của bạn
Trong bài viết nầy tôi chỉ nêu lên những vấn đề cơ bản khi soạn thảo một công văn, một văn bản hành chánh tối thiểu để trao đổi cùng quý vi đồng nghiệp trong lãnh vực kinh doanh nội điạ cũng như ,ngoại thưong sau một thời gian dài quản lý trong lĩnh vực nầy.Nếu có những sai sót mong quý vị chỉ bảo và bổ sung thêm, xin đa tạ.
I- HÌNH THỨC TRÌNH BÀY MỘT CÔNG VĂN HAY VĂN BẢN HÀNH CHÁNH
Về hình thức khi soạn thảo một văn bản hành chánh,hay công văn tối thiểu phải có những tiêu đề sau :
1-Giữa trang đầu phải có Quốc Hiệu, tiêu ngữ của nước ( TD: Công hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam - Độc Lập - Tự Do- Hanh Phúc .)
2- Ngày viết công văn và địa danh (Thí dụ TP Hồ Chí Minh ngày.. tháng..năm ..)
3- Nơi nhận công văn ĐẾN (TD : Kính gởi : Cá Nhân, Công ty \, Xí nghiệp ,..)
4-Trích yếu nôi dung của công văn ( Thí du \: Về việc :.... hay Phúc đáp công văn số :.... )
5- Nội dung chính (Ghi vắn tắt, rõ ràng )
6- Kết thúc công văn, ký tên đóng dấu, ghi rõ chức vụ ( TD: Trân trọng kính chào, chức vụ, ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ )
7-Nơi gởi , noi lưu công văn
8- Bên trái đầu trang ghi tên đơn vị, công ty, xí nghiệp phát hành công văn ĐI
9- Số thứ tự và ký hiệu công văn, văn bản cuả đơn vị phát hành công văn: ( TD Số:.015 / BGĐ/ ngày ..)
10- Nếu là công vân , văn bản hành chánh gồm có nhiều trang ghép lại thì phải có đánh số trang và dấu giáp lai ráp nối các trang
II- NHỮNG YÊU CÀU CHÍNH KHI SOAN THẢO CÔNG VĂN VĂN BẢN HÀNH CHÁNH
:
2.1- LỜI VIẾT, NGÔN NGỮ :
Lời viết ,ngôn ngữ phải dễ hiểu, phải nêu bật chủ đề chính cuả công văn, không được viết rườm rà, dài dòng, viết làm sao cho một người có kiến thức trung bình đọc cũng hiểu được . Ngôn ngữ cuả công văn phải nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng người đọc, có sức thuyết phục cao . Tránh dùng những từ ngữ có tánh cách "ra lệnh "," chỉ đạo ","yêu cầu " mà dùng những chữ thay thế như " đề nghi " " mong rằng, " kính mong " v..v..
2-2- CHỦ ĐỀ CHÍNH PHẢI NHẤT QUÁN
Một công văn , văn bản hành chánh chỉ được dùng cho một chủ đề nhất định, không được tỗng hợp nhiều chủ đề cùng một lúc làm lu mớ chủ đề chính . Nếu công văn hiện tại có chủ đề quan hệ với những công văn khác trước đây thì phải có căn cứ trích dẫn lại , thí dụ : " căn cứ vào công văn số.., ngày..của .. do ông ... ký về việc .... ) nhất là những công văn của các cơ quan nhà nươc ban hánh ,vì nó liên hệ rát nhiều đén pháp luật .
III- NỘI DUNG CHÍNH CỦA CÔNG VĂN, VĂN BẢN HÀNH CHÁNH :
A - : Chủ thể vấn đề : trong chủ thể vấn đề ta phải giải thích lý do tại sao có công văn nầy hay cơ sở nào để có công văn để người đọc có khái niệm nội dung chính về mục đích , yêu cầu và cách giãi quyết đề nghi trong công văn. Thí dụ : " Nhân ngày hiến chương nhà giáo VN 20/11/2012, chúng tôi BGĐ Công Ty phát động một đêm văn nghệ Nhớ Ơn Thầy Cô cho toàn thể CB CNV của Công Ty tại Hội Trường Chính .Đề nghị các Lãnh Đạo Phòng Ban trực thuộc Công Ty tạo mọi điều kiện thuận lợi để buổi văn nghệ nầy được thành công tốt đẹp.. ." hay "Căn cứ vào công văn số ..ngày của .Tỡng Cục Thuế . về việc điều chỉnh mức thu thuế thu nhập cá nhân kể từ ngày .... ". "
B- Văn phong của Công Văn, Văn bản Hành Chánh: Căn cứ chủ đề cuả Công Văn, Văn Bản mà ta dùng những từ ngữ cho thích hợp với nội dung, phải biết sắp xếp ý nào trước, ý nào sau có tính chất logic và liên hoàn cuả vấn đề chính, Lý luận trong công văn phải chặt chẽ, dứt khoát, thuyết phục ( nếu là công văn đề xuất, cầu thị ), công văn giải thích, biện minh phải khiêm tốn dẫn chứng cu thể ( đề nghi xin xác minh, kiểm tra ), công văn chúc mừng, thăm hỏi thì phải dùng văn phong chân thành không chiếu lệ, hình thức. Công văn từ chối thi phải nêu rõ lý do, căn cứ để từ chối và có những lời khích lệ, an ủi.
IV- KẾT THÚC MỘT CÔNG VĂN , VĂN BẢN HÀNH CHÁNH
Phấn kết thúc một công văn hay văn bản hành chánh phảii cần ngắn gọn, nhấn mạnh nội dung, mục đích cuả chủ đề, khẳng định trách nhiệm cuả từng đơn vi khi thực hiện. Viết lời chào lịch sự, cảm ơn khi nhờ đối tác làm chuyện gì. Công văn hay văn bản hành chánh là tiếng nói pháp lý của một tập thể có tính cách pháp nhân, không phải là tiếng nói cùa người nào kể cả người đứng đâu dơn vị, nó chỉ dành riêng cho công vụ ( công vụ ở đây không phải là dành riêng cho nhà nước, chánh phủ ).
V- KÉT LUẬN:
Tóm lại, soạn thảo một công văn, một văn bản hành chánh bề ngoài ta thấy có vẻ như chuyện dễ dàng như viết một bức thư, nhưng thực ra, kết cấu và nội dung cũng như văn phong của loại công văn rất lắm nhiêu khê. Muốn soạn các văn bản nầy mà không thiếu sót, tối nghĩa hay gây sự hiểu lầm bạn phải có một trình độ pháp lý tối thiểu về lãnh vực đang làm, một gia tài vốn liếng khá về ngôn ngữ của việc đang thực hiện, và dự đoán trước những tình huống sẽ xảy ra khi đối tác đọc văn bản. để tìm cách viết làm sao cho vừa ý cả hai bên.
HUY THANH
